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WPS处理公文时的标准行文格式设置

[日期:2009-06-05] 作者: 来源:网翼网络收集 [字体: ]

我们处理公文,通常都是利用电脑来完成。下面我就结合自己的体会,谈谈用电脑处理起草文件需要注意的几个问题。

  政府公文标准规定的公文格式为:

  文档主标题,用二号标宋,居中对齐。以往,我们曾经习惯于使用黑体字,现在需要改成标宋字体,常用的是方正小标宋体,另外,如果公文的标题比较长,一行放不下,在分行时,要注意不要在连续的词语中间分行,另外,如果字数实在太多,也可以考虑在字体设置中将标题文字设置成细长型,以减少空间占用,但注意不要改得太厉害,一般设置为80%-90%即可(如图1)。

WPS处理公文时的标准行文格式设置
图1 wps字符间距设置

  文档副标题用三号仿宋字体,副标题前加破折号,居中对齐。

  受文单位,用三号楷体,两端对齐(图2),行首不缩进。各单位之间用顿号或逗号隔开,最后加冒号。

WPS处理公文时的标准行文格式设置
图2 WPS设置对齐模式

  正文用三号仿宋,两端对齐,段首缩进两个字符。可以输入两个全角空格,或四个半角空格。但最好是在“段落”设置中设置“首行缩进”2字符。在WPS文字中,如果段首输入了2个全角空格或4个半角空格,输入文字并回车后,会自动转换为段落首行缩进,并且下一段也自动按此设置,比较智能。

  另外谈谈为什么用两端对齐而不是“左对齐”。因为如果文字中要换行的位置恰好有标题符号或英文,办公软件用自动处理为英文单词中不换行,标点符号不会出现在行首。另外,标点符号和英文、数字在文档中所占用的空间大小也不是完全一样的。因此每行的字数就不会绝对一样多,如果采用左对齐,则文档右侧会显得不够整齐,而“两端对齐”则会自动调整文字间距,使左侧和右侧都比较整齐。

  一级标题用三号黑体,序号一般用中文数字加顿号。如果标题单位占一行,一般行末不加句号。如果后面紧跟着正文,也就是标题和正文在同一段落中,则需要加句号。
  二级标题用三号楷体,序号一般用中文数字加小括号。
  三级标题用三号仿宋,序号一般用阿拉伯数字加顿号。实际应用中也可用“一是”、“三是”这样的形式。为了与正文相区别,三级标题可将字体加粗。其他标题和正文一般不加粗。一般而言,三级标题足够我们用了。

  落款和成文日期,都是三号仿宋,在文档的中间偏右的位置。在操作时,尽量不要用空格也调整位置,可以先居中,然后再用鼠标拖动标尺上的“首行缩进”滑块,即可将落款和成文日期调整到合适的位置。另外,如果要插入当前日期,可以用快捷键Alt+I,然后再按T,选择中文日期格式并回车(图3),即可。

WPS处理公文时的标准行文格式设置
图3 WPS设置日期好时间

  主题词用三号黑体字,各关键词之间用一个全角空格隔开,两端对齐。注意主题词之间的间距不要过大。有些人喜欢让主题词布满所在行,这是不对的(图4下面两行)。

WPS处理公文时的标准行文格式设置
图4 WPS效果预览

  版记用三号仿宋,两端对齐。

  主题词下面以及版记内容都要加下划线。如果用系统提供的“下划线”功能,会出现两个问题。一是下划线与文字之间的距离过近,二是主题词和版记的文字往往不足一行,没有文字的地方就没有下划线,因此需要在行末补足空格。比较麻烦。

  解决的办法,一是用表格的方法,把版记内容放到表格内,调整表格边框线风格,只保留需要的部分,其它部分用“无边框线”。二是用文字边框,选中要设置的文字,在“格式”菜单中选择“边框和底纹”,然后在“自定义”中只设置下边框即可(图5)。

WPS处理公文时的标准行文格式设置
图5 WPS设置边框

  页码一般用四号宋体字,采用阿拉伯数字两边加短横线的格式。如果是传真电报等单面打印的文档,可以将页码放在页脚的中间位置。如果是红头文件,则需要将页码放在页脚文档的外侧,即单数页在右侧,双数页在左侧。

  传真电报套打时,要注意首页。

  一是发文单位、签发领导等内容,需要套打,可以用文本框来制作,并反复调试即可。

  二是首页不显示页码,并多出了“联办单位”、“联系人”、“电话号码”及总页数等信息。需要在页面设置中设置“首页不同”,然后再在首页中插入一个文本框,输入相关内容,将边线设置为“无”。不需要报头一个文档,正文另用一个文档。

关键词:格式 

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